Récemment, en raison également de l’importante numérisation des archives papier, les entrepreneurs ont le grand problème de disposer d’une grande quantité de papier, contenant souvent aussi des données sensibles.
Les archives papier représentent toute la quantité de papier que les entrepreneurs ont mis de côté au fil des ans au cours de leurs activités. Les archives sont généralement constituées de documents particuliers, allant des comptables chargés des paiements aux dossiers des clients, des contrats de fourniture de biens ou de services aux informations confidentielles. Une fois que l’archive n’est plus utilisée parce qu’elle fait l’objet d’un processus de numérisation, elle est généralement attribuée au domicile de l’entrepreneur, cette méthode de stockage prend non seulement de l’espace mais pose également des problèmes liés à la sécurité des données sensibles.
En effet, les archives doivent être conservées dans le respect des règles législatives régissant la gestion des données sensibles et leur destruction partielle, ou pire, tout vol, peut entraîner de lourdes sanctions non seulement administratives mais également pénales.
Comment se débarrasser des dossiers papier contenant des documents sensibles ?
En ce qui concerne l’élimination des archives, en particulier des grandes archives, leur destruction doit être soigneusement planifiée. En fait, les archives ne peuvent être éliminées de manière autonome pour plusieurs raisons. D’une part, la principale priorité est de préserver les données sensibles qu’elles contiennent et, d’autre part, de respecter les réglementations environnementales importantes, ces dernières interdisant la destruction par le transfert des déchets municipaux dans les circuits normaux.
Pour ces raisons, les industries font généralement appel à des entreprises spécialisées pour disposer de leurs archives, des entreprises qui donnent la priorité à la gestion et à la destruction de tout ce qui peut être assimilé à la notion de déchets. Dans ce contexte, il convient de noter que les entreprises identifiées pour l’élimination procéderont à la destruction totale des archives, en les concentrant dans des décharges autorisées.
Ici, la grande masse de papier sera d’abord « traitée » pour la séparer de toute autre matière présente, puis déchiquetée par des machines spéciales qui assureront la destruction des données sensibles, puis commencera le cycle de récupération afin de ne pas disperser la cellulose, et qu’elle puisse revenir dans le cycle de production.
Toutes les phases seront traçables de manière à ce que le client puisse non seulement avoir à l’esprit que les données sensibles de ses clients sont complètement détruites, mais aussi disposer à l’avenir des éléments de support en cas de contrôles par les autorités compétentes.